Especialista compartilha o passo a passo para planejar e executar um evento da melhor maneira possível

Organizar e executar eventos não é uma tarefa fácil. São muitos detalhes e pormenores que precisam ser observados, desde a primeira reunião com o cliente até o dia ou período por qual se prolongue a ocasião. As tarefas vão desde decoração e alimentação à recepção e acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza do evento.

“Qualidade e rapidez no atendimento e capacidade de realização são os grandes diferenciais num segmento muito concorrido e sem regulamentação”

 
Segundo Maurício Galliett, diretor nacional de produção da Fábula Eventos, para obter sucesso em cada área e no geral, não podem faltar um briefing bem traduzido, organização, distribuição de tarefas e uma equipe competente. Veja abaixo suas dicas essenciais para ter sucesso ao organizar qualquer evento:

1. Ouça o cliente – “Captar de forma correta as informações iniciais é fundamental pra saber traduzir o desejo do cliente para a sua equipe”, diz Galliett. Se não conseguir entender plenamente o que ele quer no primeiro encontro, não deixe de fazer perguntas específicas e tirar dúvidas ao longo das próximas reuniões. Quanto mais e melhor você ouvir o cliente, maiores as chances de ter um evento bem-sucedido.

2. Crie um cronograma – “Todo evento produzido por uma agência profissional segue um cronograma bem elaborado”, afirma o especialista. Após a definição de um conceito para o evento, cria-se um cronograma de ações com prazos estabelecidos e se inicia o contato e agendamento com fornecedores. O cronograma será o melhor amigo do organizador, pois o ajudará a manter registro de cada passo dado até a ocasião.

3. Foque no resultado – O conselho de Maurício Galliett é que desde a concepção do projeto, até a execução do evento, deve-se focar no resultado e no retorno que o cliente espera. Por isso é importante ter um conceito muito bem definido e alinhado com o cliente, para que as coisas não tomem rumos inesperados, causando transtornos.

4. Escolha bem os parceiros – Fornecedores competentes são indispensáveis na organização de eventos. A escolha desses parceiros tem que ser muito bem feita, pois o nome de quem está à frente do evento está em jogo se alguma coisa não sai como desejado. Pessoas de confiança ou bem recomendadas no meio devem ser priorizadas.

5. Invista na equipe – “É fundamental ter uma equipe multidisciplinar e saber delegar tarefas e responsabilidades. Um evento de grande porte envolve muitas equipes com prazos de execução e montagem diferentes e uma dependendo da outra”, diz Galliett. Uma equipe responsável e confiável faz com que todas as áreas do evento sejam bem-sucedidas.

6. Qualidade em primeiro lugar – Essa dica é uma consequência das anteriores. Investindo na melhor equipe, em bons fornecedores, numa organização de tempo e tarefas bem estruturada, e mantendo os desejos do cliente sempre como guia, a qualidade será facilmente mantida. Maurício Galliett destaca a sua importância no meio: “Qualidade e rapidez no atendimento e capacidade de realização são os grandes diferenciais num segmento muito concorrido e sem regulamentação”.

Fonte: Marcela Agra, www.administradores.com.br

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