Dicas para um evento organizacional impecável

Você domina as técnicas de organização de eventos? Fazer com que seu evento seja um sucesso depende desse conhecimento.

Do planejamento à execução, são muitas etapas e detalhes a serem conferidos e um bom gerente de marketing precisa estar atento e compreender todas essas fases.

Defina o objetivo do evento

Organizar bem seu evento é o segredo para alcançar bons resultados. Por isso, a primeira providência é colocar no papel os seus objetivos. Isto é, defina com clareza o que e por qual motivo você o realizará.

É preciso mostrar o seu diferencial e potencial. O conhecimento e as habilidades que você possui são suficientes para traçar uma estratégia eficiente tendo como base seus objetivos. Daí a importância de iniciar a organização por essa etapa. Alguns objetivos comuns são:

  • apresentar um produto ao mercado;
  • promover as vendas em uma data comemorativa;
  • melhorar o relacionamento com os clientes;

Escolha o formato ideal

Conforme mencionado, a premissa básica para organizar um evento é o planejamento. Pensar em todos os detalhes com antecedência reduz as chances de erros e traz mais segurança ao seu projeto.

Assim sendo, comece definindo o formato de seu evento. Atualmente, há várias maneiras para executá-lo e você precisa conhecer bem as suas opções. Veja alguns exemplos interessantes:

  • Webinar: trata-se de uma conferência digital. Por meio da internet, um indivíduo expõe suas ideias e os demais assistem.
  • Palestra: a palestra costuma ser presencial e permite uma interação maior entre os participantes. No entanto, há uma limitação de espaço.
  • Summit: o summit é uma reunião entre líderes. É comum ouvirmos falar nesse tipo de evento quando se reúnem chefes de governos e lideranças de empresas para tratarem de diversos temas;
  • Coquetel: esse modelo de evento reúne a discussão de um tema com um breve coffe break ou coquetel noturno;
  • Videoconferência: trata-se de uma reunião em tempo real com o auxílio de uma tecnologia via satélite. Permite a participação de diversos indivíduos de locais diferentes. Todos os participantes podem expor opiniões e tirar dúvidas;
  • Debate: esse modelo de evento é destinado a troca de ideias. A ideia é permitir que as pessoas falem, perguntem, respondam e discutam um tema com liberdade e facilidade.

Enfim, existem inúmeros formatos disponíveis. O ideal é que você tente adequá-lo à sua proposta e objetivos.

Escolha o seu público alvo

Seguindo com a organização do evento, chega o momento de definir o seu público alvo. Definir para quem se destina a sua palestra ou webinar, por exemplo, é essencial para traçar estratégias mais focadas e, portanto, eficientes.

Lembre-se de que o sucesso dessa ação depende de produzir algo que esteja alinhado ao interlocutor. Isso significa que a linguagem, imagem, tempo e até mesmo a forma de exposição pode ser alterada a depender das pessoas que participarão.

Por isso, é fundamental ter esse dado bem claro. De preferência, que isso seja analisado logo de início. Fazendo isso, você perceberá como o desenvolvimento e execução da estratégia serão muito mais simples e eficazes.

Monte a equipe responsável pela organização

Há dois erros básicos durante a realização de um evento: fazer tudo sozinho e deixar que todos façam tudo. Em outras palavras, para que tudo saia da melhor maneira possível é necessário contratar uma equipe responsável pela organização.

Assim sendo, conheça bem o seu fornecedor e aprenda a partilhar com eles as responsabilidades e ideias que farão do seu evento um sucesso.

Pense na infraestrutura necessária

Com todos esses detalhes definidos, você já pode pensar na infraestrutura que será necessária para que o evento se realize.

Nessa etapa, é preciso definir, por exemplo, o local, o número de cadeiras, os recursos tecnológicos necessários, a necessidade de mesas e a existência de uma infraestrutura básica que suporte a quantidade de pessoas esperada (banheiros e bebedouros).

Você deverá listar tudo o que é necessário para que o evento aconteça e entrar em contato com os fornecedores. Lembre-se de fazer orçamentos e procurar parceiros responsáveis.

Ressalta-se que esses cuidados não são secundários. Mais do que isso, esse tipo de observação assegura que os participantes tirem o máximo de proveito do evento e se sintam confortáveis. A consequência é uma experiência mais satisfatória e o alcance de seus objetivos.

Estabeleça o cronograma do evento

Para que tudo saia conforme o esperado é interessante que você tenha um cronograma para o evento. Estabeleça, por exemplo, a data, o horário de início, as pessoas que falarão e o tempo disponível para cada uma delas.

Tendo em mãos esse cronograma bem definido você consegue se programar melhor e evitar que alguns erros de execução aconteçam. A ideia dessa etapa é permitir que os resultados positivos sejam alcançados de maneira mais natural e longe de riscos desnecessários.

Delimite o orçamento da ação

Toda estratégia empresarial precisa justificar seus investimentos. Por isso, qualquer que seja o evento a ser realizado, é preciso definir um orçamento equilibrado e suficiente.

Trata-se de uma fase complexa e que merece atenção. Muitas vezes, os gestores possuem pretensões altas e acabam gastando muitos recursos com a sua execução, o que nem sempre traz um bom retorno.

O ideal é buscar economizar de maneira inteligente, sem afetar os resultados do evento. Para isso, pense em formatos mais econômicos, em ideias sustentáveis, locais mais baratos e palestrantes da sua própria equipe.

Obviamente, lembre-se de que a limitação no orçamento precisa ser coerente. Se você não tem condições de elaborar um grande evento com qualidade, pense em algo menor, mas com chances reias de ser bem executado.

Elabore a estratégia de divulgação

Outra etapa muito importante é a elaboração da estratégia de divulgação. Aliás, é nesse momento que o bom profissional de marketing deve mostrar todo o seu potencial.

A depender de seu objetivo e de seu público alvo, é possível explorar diversos canais de comunicação. Elabore cartazes e campanhas específicas para as redes sociais, que sejam capazes de gerar expectativa e apresentar os benefícios de se participar do evento.

É preciso ser claro e certeiro durante a divulgação de sua ação, pois é isso que atrairá pessoas e recompensará todo o seu esforço. Já imaginou perder todo esse tempo e dinheiro elaborando o evento e não alcançar um bom público?

Enfim, perca um tempo nessa etapa e certifique-se de que a forma e as estratégias de divulgação são eficientes e condizentes com suas metas.

Avalie os resultados

Por último, é hora é avaliar os resultados alcançados. Salienta-se que isso faz parte do aperfeiçoamento profissional e garante que os próximos eventos sejam ainda mais produtivos.

Conhecer e entender as falhas é uma forma de evoluir e não as cometer novamente. Portanto, jamais encerre qualquer estratégia empresarial sem analisar com atenção tudo aquilo de positivo e negativo que aconteceu.

Procure listar os erros, os responsáveis e, claro, as razões para que aquilo acontecesse. Na próxima ação, comece analisando esse relatório e estudando maneiras de evitar que eles se repitam.

Portanto, não perca mais tempo! Aproveite todo o conhecimento e entre em contato conosco para trabalharmos juntos no seu próximo evento!

Fonte: https://saiadolugar.com.br/organizacao-de-eventos/

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